Từ ngày 01/7/2026, cùng với việc Nền tảng hợp đồng lao động điện tử chính thức đi vào vận hành, mỗi hợp đồng lao động điện tử sẽ được cấp một mã định danh riêng để phục vụ công tác quản lý, tra cứu và kết nối dữ liệu. Đây là một trong những điểm mới đáng chú ý của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP mà doanh nghiệp, người lao động và các nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử cần đặc biệt lưu ý.
1. Mã định danh hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo khoản 5 Điều 3 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) là dãy số duy nhất được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho:
(i) Hợp đồng lao động điện tử được giao kết trên môi trường điện tử; và
(ii) Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được chuyển đổi sang hình thức điện tử theo quy định.
Có thể hiểu, ID đóng vai trò như “mã số định danh” của mỗi hợp đồng lao động điện tử trong hệ thống dữ liệu quốc gia, tương tự như mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế trong các lĩnh vực quản lý khác.
2. Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử
Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định một số nguyên tắc quan trọng như sau:
– Mỗi hợp đồng lao động điện tử đáp ứng điều kiện sẽ được cấp một ID duy nhất, không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng nào khác.
– ID được cấp một lần duy nhất và không thay đổi dù hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt.
– Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt đều được gắn theo ID gốc của hợp đồng đó.
– ID có thể liên kết với các mã tra cứu (theo mã đơn vị hành chính, mã số thuế, mã định danh người lao động), nhưng các mã tra cứu này không thay thế ID.
3. Cấu trúc của mã định danh hợp đồng lao động điện tử
Theo quy định, ID được tạo tự động theo thuật toán của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, gồm: 01 ký tự chữ và 12 ký tự số.
Quy ước về ký tự chữ:
Quy ước về ký tự số:
– 2 ký tự đầu: hai chữ số cuối của năm Nền tảng cấp ID (ví dụ: 26 = năm 2026).
– 10 ký tự còn lại: dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên bởi hệ thống.
4. Quy trình cấp mã theo từng nhóm hợp đồng
Theo Điều 6 Thông tư 08/2026, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hồ sơ về Nền tảng. Quy trình cụ thể theo từng nhóm như sau:
Nhóm A: Hợp đồng mới giao kết từ 01/7/2026
Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử đồng thời các dữ liệu sau:
– Dữ liệu về nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động.
– Nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử.
Nhóm C: Hợp đồng điện tử giao kết trước 01/7/2026
Đây là nhóm yêu cầu thêm bước rà soát kỹ thuật. Nhà cung cấp eContract phải: