CÔNG CHỨNG TRỰC TUYẾN Ở MỘT SỐ QUỐC GIA HOẠT ĐỘNG NHƯ THẾ NÀO?
Ở Việt Nam, từ ngày 1/7/2020 Chính phủ đã cho phép thực hiện chứng thực bản sao điện tử trên trang Cổng Dịch vụ công Quốc gia để đáp ứng nhu cầu trong thời đại 4.0 ngày này. Và tại “Diễn đàn thách thức công nghệ số Việt Nam” do Bộ TT&TT tổ chức ngày 23/4/2021, tổ chức tại Hà Nội đã cho ra mắt nền tảng công chức trực tuyến CCOL. Đây có thể xem là bước ngoặc đối với dịch vụ công chứng tại Việt Nam. Trên thực tế, có rất nhiều nước trên thế giới đã có các quy định để chuyển đổi dịch vụ công chứng trực tiếp trở thành dịch vụ công chứng trên nền tảng trực tuyến (online). Trong đó, phải kể đến các quốc gia phát triển như là Mỹ, Anh và các quốc gia khác như Canada.
CÔNG CHỨNG TRỰC TUYẾN Ở MỘT SỐ QUỐC GIA
Công chứng trực tuyến/từ xa tại Mỹ (1)
Mỹ là một trong các quốc gia dẫn đầu về phát triển dịch vụ công chứng trực tuyến khi chữ ký điện tử đã xuất hiện tại một số tiểu bang ở Mỹ vào những năm 2000. Bắt đầu khoảng từ năm 2000, luật tiểu bang và liên bang tại Mỹ đã cho phép các công chứng viên sử dụng chữ ký điện tử cho các hành vi công chứng.
Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn Ủy ban Công chứng Điện tử Quốc gia, được NASS xác nhận đã thành lập để phát triển các tiêu chuẩn về công chứng điện tử và đã hoàn thành vào năm 2006. Đến năm 2011, Virginia là tiểu bang đầu tiên cho phép công chứng trực tuyến (hay còn gọi là công chứng điện tử từ xa). Cho đến nay, loại hình dịch vụ này đã phát triển và thực sự bùng nổ vào thời kỳ Covid-19 tại Mỹ khi Mỹ đã có quy định cụ thể và việc chuyển toàn bộ các hoạt động công chứng trực tiếp thành trực tuyến bằng Đạo luật RON (Luật về công chứng trực tuyến từ xa).
Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng chỉ cần tải tài liệu lên mạng, xác nhận danh tích của bản thân bằng thẻ căn cước thông qua một phần mềm và sẽ được công chứng viên gọi video trực tuyến để tiến hành xác nhận. Chỉ sau vài phút, khách hàng sẽ nhận được tài liệu kèm chữ ký điện tử được mã hóa gửi vào email của khách hàng. Dịch vụ này thực sự tiện lợi và cũng được xem là bước tiến đột phá trong ngành dịch vụ công chứng.
Công chứng trực tuyến/ từ xa tại Anh (2)
Tương tự Mỹ, người hàng xóm lâu năm của Mỹ là Anh cũng có dịch vụ công chứng trực tuyến. Dịch vụ công chứng trực tuyến ở đây khá phát triển và được ứng dụng rộng rãi. Trong thời gian dịch bệnh, tại Anh đã cho phép xác nhận danh tính qua các phần mềm video call như Zoom, Skype nhưng hạn chế hơn so với Mỹ là vẫn phải thực hiện gửi tài liệu qua bưu điện đến công chứng viên để thực hiện việc công chứng, sau đó kết quả cũng sẽ trả về cho khách hàng thông qua đường bưu điện.
Nước này có quy định tương đối khắt khe với việc gặp trực tiếp nên việc gọi video này chỉ áp dụng trong thời gian đang có dịch bệnh.
Công chứng trực tuyến/ từ xa tại Canada (3)
Canada là quốc gia nằm phía trên nước Mỹ và cũng có những quy định riêng về việc thực hiện công chứng trực tuyến. Sau khi Covid – 19 bùng phát, luật pháp của các tỉnh trên khắp Canada đã thay đổi để phù hợp hơn với bối cảnh lúc bấy giờ, cụ thể là Hiệp hội Luật sư Ontario đã thay đổi một số nguyên tắt cho phép công chứng trực tuyến từ xa.
Tại Dự luật 190, Chính phủ Ontario (tỉnh của Canada) đã sửa đổi Đạo luật Công chứng viên để công chứng viên có thể “thực hiện quyền hạn của mình mà không có sự hiện diện thực tế của người đó”. Đây là một sự thay đổi đột phá đối với các công chứng viên. Tuy rằng, việc công chứng trực tuyến tại Canada vẫn còn hạn chế là phải tiến hạnh trên bản in với dấu giáp lai. Có nghĩa rằng, khách hàng phải gửi tài liệu sau khi đã được công chứng viên kiểm tra bằng hình thức online qua đường bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát để công chứng viên thực hiện công chứng và sau đó công chứng viên sẽ gửi lại cho khách hàng bộ tài liệu đã được công chứng.
Dù còn hạn chế hơn so với Mỹ nhưng có thể thấy loại hình dịch vụ công chứng trực tuyến tại Canada vẫn mang lại sự tiện lợi hơn so với việc công chứng truyền thống. Chung quy lại, Canada đã chấp nhận hình thức công chứng trực tuyến này và sẽ tiếp tục cải thiện, phát triển dịch vụ công chứng trực tuyến này trong tương lai.
Nhìn chung, việc đưa dịch vụ công chứng trực tuyến lên Cổng dịch vụ công quốc gia và ra mắt dịch vụ công chứng trực tuyến CCOL có thể sẽ là một bước đi lớn của chính phủ và ngành công chứng truyền thống ở Việt Nam. Mang lại lợi ích lâu dài cho người dân cũng như doanh nghiệp, tổ chức.
Danh mục tài liệu tham khảo
(2) https://worldwidelawyers.co.uk/can-a-document-be-notarised-remotely-in-the-uk/
