Từ ngày 01/01/2026, Luật Việc làm 2025 chính thức có hiệu lực với nhiều quy định mới liên quan đến quản lý lao động và xây dựng cơ sở dữ liệu về người lao động. Một trong những nội dung đáng chú ý là quy định bắt buộc đăng ký thông tin người lao động, đặt ra trách nhiệm không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với chính người lao động trong quá trình tham gia quan hệ lao động
1. Doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký thông tin người lao động từ ngày 01/01/2026
Chương III Luật Việc làm 2025 quy định về việc đăng ký lao động, trong đó Điều 17 Luật Việc làm 2025 quy định về thông tin đăng ký lao động và cơ sở dữ liệu về người lao động. Cụ thể:
“Thông tin đăng ký lao động và cơ sở dữ liệu về người lao động
- Thông tin đăng ký lao động của người lao động bao gồm:
- a) Nhóm thông tin cơ bản: họ, chữ đệm và tên khai sinh; số định danh cá nhân; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; nơi ở hiện tại;
- b) Nhóm thông tin về giáo dục phổ thông, giáo dục nghề nghiệp, giáo dục đại học, chứng chỉ kỹ năng nghề và các chứng chỉ khác;
- c) Nhóm thông tin về tình trạng việc làm và nhu cầu về việc làm;
- d) Nhóm thông tin về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp;
đ) Nhóm thông tin khác về đặc điểm, đặc thù của người đăng ký.
- Người sử dụng lao động, người lao động đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
- Người lao động không thuộc đối tượng quy định tại khoản 2 Điều này đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động thì nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đến nơi đăng ký lao động.
- Thông tin quy định tại khoản 1 Điều này được kết nối, cập nhật, đồng bộ, chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu tổng hợp quốc gia, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và cơ sở dữ liệu khác theo quy định của Luật này, pháp luật về dữ liệu và quy định khác của pháp luật có liên quan.
- Cơ sở dữ liệu về người lao động được xây dựng và quản lý tập trung, thống nhất toàn quốc theo quy định của pháp luật về dữ liệu.
- Chính phủ quy định chi tiết Điều này; quy định hồ sơ, trình tự, thủ tục, nơi đăng ký lao động; quy định việc tiếp nhận, quản lý, khai thác, kết nối, chia sẻ, sử dụng cơ sở dữ liệu về người lao động.”
Theo quy định nêu trên, từ ngày 01/01/2026, việc đăng ký và cập nhật thông tin người lao động sẽ trở thành nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp và người lao động. Quy định này đồng thời là cơ sở để Nhà nước xây dựng hệ thống dữ liệu lao động tập trung, phục vụ công tác quản lý lao động, an sinh xã hội và chính sách việc làm trong thời gian tới.
2. Từ 01/01/2026, người lao động có quyền và nghĩa vụ gì về việc làm?
Bên cạnh nghĩa vụ đăng ký lao động, Luật Việc làm 2025 cũng quy định rõ quyền và nghĩa vụ của người lao động liên quan đến cơ sở dữ liệu lao động tại Điều 18.
*Quyền của Người Lao Động:
- Được bảo vệ thông tin đăng ký lao động của bản thân theo quy định về bảo về dữ liệu cá nhân và các quy định khác của pháp luật
- Được khai thác thông tin của bản thân trong cơ sở dữ liệu về người lao động trong các giao dịch, tiếp cận và thụ hưởng chính sách hỗ trợ việc làm, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia, bảo hiểm thất nghiệp…
- Được cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh, cập nhật thông tin đăng ký lao động trong cơ sở dữ liệu về người lao động
*Nghĩa vụ của Người Lao Động:
- Thực hiện nghĩa vụ đăng ký lao động
- Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời về thông tin đăng ký lao động cho cơ quan nhà nước và người sử dụng lao động, đồng thời chịu trách nhiệm về các thông tin đã cung cấp
- Kịp thời thực hiện điều chỉnh thông tin trên cơ sở dữ liệu người lao động khi có thay đổi
Như vậy, quy định mới không chỉ hướng tới việc quản lý dữ liệu lao động đồng bộ mà còn đặt ra yêu cầu về tính chính xác, minh bạch và trách nhiệm của người lao động trong quá trình kê khai, cập nhật thông tin.
3. Nguyên tắc đăng ký lao động từ 01/01/2026
Căn cứ theo điều Điều 16 Luật Việc làm 2025 quy định về nguyên tắc đăng ký lao động như sau:
– Đơn giản, thuận tiện, kịp thời, chính xác, công khai, minh bạch trong trình tự, thủ tục đăng ký lao động.
– Phải bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của NLĐ và người sử dụng lao động khi đăng ký lao động
– Tiếp nhận, cập nhật kịp thời, điều chỉnh thông tin về NLĐ trên cơ sở dữ liệu về NLĐ, kết nối đồng bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và cơ sở dữ liệu khác.
– Ứng dụng khoa học công nghệ, giao dịch điện tử trong đăng ký lao động.
Các nguyên tắc này cho thấy định hướng chuyển đổi số trong quản lý lao động đang được đẩy mạnh, hướng tới việc hình thành hệ thống dữ liệu lao động thống nhất và liên thông trên phạm vi toàn quốc.
Có thể thấy, từ ngày 01/01/2026, việc đăng ký thông tin người lao động sẽ trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp và người lao động theo Luật Việc làm 2025. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình quản lý nhân sự, chuẩn bị hồ sơ và cơ chế cập nhật dữ liệu phù hợp nhằm bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật. Đồng thời, người lao động cũng cần lưu ý thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, cập nhật thông tin để bảo đảm quyền lợi của mình trong quá trình tham gia lao động và hưởng các chính sách an sinh xã hội.