Thành lập văn phòng đại diện tại Nhật Bản

Thành lập văn phòng đại diện tại Nhật Bản

Thành lập văn phòng đại diện tại Nhật Bản

CĂN CỨ:

  • Luật doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

QUY TRÌNH THỰC HIỆN:

Việc lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở Nhật Bản thực hiện theo quy định của pháp luật của Nhật Bản.[1]

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.[2]

TRÌNH TỰ THỦ TỤC THỰC HIỆN.

Bước 01: Thông qua Quyết định của Chủ sở hữu/ Hội đồng thành viên/ Hội đồng quản trị về việc thành lập Văn phòng đại diện tại Nhật Bản.

Bước 02: Đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Nhật Bản.

Thực hiện theo quy định của pháp luật của Nhật Bản.

Thông tin tham khảo: Theo thông tin tra cứu, việc thành lập Văn phòng đại diện tại Nhật Bản không cần đăng ký theo “Bộ luật Thương mại”. (Việc thành lập văn phòng đại diện “không cần đăng ký” với Phòng Pháp chế.)

Vì các văn phòng đại diện không hoạt động kinh doanh tại Nhật Bản nên chúng không được coi là cơ sở thường trú và do đó không phải chịu thuế doanh nghiệp nên không yêu cầu báo cáo đầu tư trực tiếp vào Bộ Tài chính thông qua Ngân hàng Nhật Bản theo Luật Ngoại hối, trừ trường hợp Văn phòng đại diện cho chủ sở hữu là doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động trong lĩnh vực về ngân hàng, hoạt động bảo hiểm nước ngoài và môi giới chứng khoán nước ngoài, các tổ chức này phải báo cáo trước Bộ Tài chính về việc thành lập văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện cần thể hiện những điều sau để chứng minh sự tồn tại:

  • Hợp đồng thuê mặt bằng văn phòng đại diện có thể được ký giữa trụ sở chính tại nước sở tại và chủ sở hữu tòa nhà Nhật Bản. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chủ sở hữu có thể yêu cầu văn phòng đại diện phải có người bảo lãnh là người cư trú tại Nhật Bản.
  • Hóa đơn điện nước đứng tên văn phòng đại diện
  • Quyết định bổ nhiệm người đại diện
  • Bản sao hợp đồng giữa người đại diện và công ty nước ngoài

Văn phòng đại diện có thuê lao động thì người lao động nhận tiền công vào tài khoản ngân hàng Nhật Bản thì có yêu cầu về bảng lương và đăng ký bảo hiểm xã hội.

Bước 03: Đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện tại Nhật Bản và mở tài khoản ngân hàng.

Thực hiện theo quy định của pháp luật của Nhật Bản.

Thông tin tham khảo:

Văn phòng đại diện có thể có tài khoản ngân hàng tại Nhật Bản nhưng không bắt buộc phải giữ sổ sách và hồ sơ tại Nhật Bản trừ khi văn phòng đại diện yêu cầu khấu trừ thuế đầu vào. Không có yêu cầu kiểm toán theo luật định và các văn phòng đại diện không bị đánh thuế tại Nhật Bản.

Văn phòng đại diện có thể mở tài khoản tiết kiệm thông thường tại ngân hàng Nhật Bản bằng cách sử dụng tên tài khoản như “Tom Smith, XXX Inc. Văn phòng đại diện tại Nhật Bản,” kết hợp giữa tư cách cá nhân và công ty.

Thông thường, các tài liệu sau đây là bắt buộc để mở tài khoản ngân hàng:

  • Hộ chiếu của người đại diện
  • Thẻ thường trú của người đại diện
  • Tài liệu quảng cáo của Công ty mẹ
  • Thỏa thuận cho thuê văn phòng tại Nhật Bản
  • Con dấu cá nhân (con dấu) của người đại diện tại Nhật Bản (tùy thuộc vào chữ ký ngân hàng của người đại diện có thể được phép).

Bước 04: Thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp. Hồ Chí Minh – Việt Nam[3].

STT Mô tả Chi tiết Ghi chú
1.  Thành phần hồ sơ 1) Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài;

2) Bản sao chứng thực hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng bản dịch tiếng Việt bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.

 
2. Cơ quan thực hiện Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp. Hồ Chí Minh  
3. Thời gian thực hiện 03 ngày làm việc  
4. Lệ phí 100,000 VNĐ  
5. Đối tượng thực hiện Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài  

[1] Khoản 4 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

[2] Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020

[3] Khoản 4 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Để được tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ.