Trường hợp nào sẽ thay đổi con dấu doanh nghiệp, thủ tục thực hiện như thế nào?
Con dấu công ty (Mộc) là dấu hiệu đặc biệt của một công ty/doanh nghiệp không trùng lặp nhằm phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Mỗi doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều con dấu nhưng có thể vì một lý do nào đó như điều kiện kinh doanh thay đổi mà doanh nghiệp phải thực hiện việc thay đổi con dấu.
1. Quy định về con dấu doanh của doanh nghiệp
- Theo quy định của khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Con dấu được hiểu như là một dấu hiệu pháp lý của mỗi công ty, doanh nghiệp hay cá nhân tham gia sản xuất. Con dấu thường được dùng trong các văn bản, tài liệu nội bộ cũng như công khai để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy và chính xác của những văn bản đó.
- Bên cạnh đó nhờ có con dấu mà giá trị của những văn bản hay báo cáo được đảm bảo hơn.
2. Trường hợp phải khắc lại con dấu doanh nghiệp
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty. Trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở thì khi thay đổi địa chỉ này cũng cần phải thay đổi con dấu. Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở không ảnh hưởng đến mẫu con dấu thì không phải thay đổi mẫu dấu.
- Thay đổi tên công ty;
- Cập nhật Mã số thuế thay thế số chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Nhưng trường hợp này yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi con dấu doanh nghiệp để đồng bộ các thông tin của doanh nghiệp.
- Mất con dấu;
- Con dấu bị hư hỏng;
- Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi số lượng con dấu;
- Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi con dấu do chất liệu làm con dấu.
- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức, nội dung con dấu theo nhu cầu bất cứ khi nào.
3. Hồ sơ thay đổi con dấu
- Đăng ký kinh doanh bản sao công chứng;
- Giấy chứng nhận mẫu dấu của con dấu cũ;
- Chứng minh thư người đại diện pháp luật;
- Người được cử đi làm dấu mang theo CMND, Giấy giới thiệu/Ủy quyền (nếu có);
- Thông báo mẫu dấu lên sở kế hoạch đầu tư thành phố.
4. Thủ tục thay đổi con dấu
- Doanh nghiệp tiến hành tự khắc hoặc thuê dịch vụ khắc con dấu;
- Chuẩn bị hồ sơ theo quy định;
- Nộp hồ sơ lên Sở kế hoạch và đầu tư;
- Nhận giấy chứng nhận mẫu dấu mới tại sở kế hoạch đầu tư: Người nhận đưa giấy biên nhận hoặc giấy hẹn của cơ sở khắc dấu cán bộ trả kết quả viết phiếu thu lệ phí cấp giấy chứng nhận mẫu dấu. Người nhận đem phiếu đến nộp tiền cho cán bộ thu lệ phí và nhận biên lai thu tiền. Cán bộ trả kết quả kiểm tra biên lai nộp lệ phí và yêu cầu ký nhận, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho người đến nhận kết quả.
Thời gian thực hiện làm 1 đến 2 ngày làm việc.
Thời gian tiếp nhận, trả kết quả: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần.
5. Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu
- Trong trường hợp bị mất con dấu thì không cần nộp lại con dấu cũ, những trường hợp thay đổi thì cần nộp lại con dấu cũ.
- Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng địa chỉ quận/ huyện thì không cần thay đổi con dấu.
- Có thể bị xử phạt hành chính: Phạt tiền từ 500.000 đến 1.000.000 đồng nếu doanh nghiệp không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định (Điều 12, Nghị định 167/2013/NĐ-CP).
- Tùy thuộc vào thời gian thành lập doanh nghiệp mà cần lưu ý một số vấn đề:
- Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015: sau khi thông báo mẫu dấu mới, doanh nghiệp phải tiến hành nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ cho cơ quan công an nơi trước đây đã đăng ký mẫu dấu và nhận giấy Biên nhận đã trả lại con dấu từ cơ quan công an.
- Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 bị mất con dấu và mất giấy chứng nhận đăng ký con dấu: Thông báo mẫu dấu theo thủ tục thông thường, nhưng đồng thời phải thông báo đến cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu về việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
- Doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015: có thể giữ hoặc tiêu hủy con dấu cũ sau khi đã có con dấu mới.
