Đôi khi mọi người hay nhầm lẫn giữa chi nhánh của doanh nghiệp và văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều văn phòng đại diện.
1.Tên văn phòng đại diện
Theo Điều 40 của Luật doanh nghiệp 2020 thì tên của văn phòng đại diện phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên các doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”
- Tên văn phòng đại diện phải diệnphair được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các kỹ hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
2.Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và có các chức năng:
- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
- Chuẩn bị giấy tờ hồ sơ thành lậo văn phòng đại diện
- Chuẩn bị thông tin thành lập văn phòng đại diện
- Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
- Nộp hồ thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Chờ nhận kết quả
4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.Để được tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ LegalTech.
