Công chứng trực tuyến, Hợp đồng

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG ĐƯỢC TIẾN HÀNH NHƯ THẾ NÀO?

Posted on by Legaltech
20
Apr

1.Khái niệm về thủ tục công chứng

Thủ tục công chứng có thể hiểu là những việc Công chứng viên phải làm theo một trật tự được quy định trong Luật Công chứng, để tiến hành chứng nhận một Hợp đồng, Giao dịch, bản dịch theo yêu cầu công chứng. Theo quy định tại Điều 40, 41 của Luật Công chứng thì thủ tục công chứng bắt đầu từ khi Công Chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng cho tới khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của Hợp đồng, Giao dịch. Trong trường hợp văn bản công chứng không tuân thủ thủ tục này thì giá trị pháp lý của văn bản sẽ khó được bảo đảm, dẫn đến rủi ro phát sinh những tranh chấp, không bảo vệ được quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng.

2.Những quy định về thủ tục chung trong hoạt động công chứng.

Thủ tục công chứng chung được tách thành hai thủ tục gồm: Công chứng Hợp đồng, Giao dịch đã được soạn thảo sẵn quy định tại Điều 40 và Công chứng Hợp đồng, Giao dịch do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng quy định tại Điều 41. Theo đó, trật tự các bước tiến hành của hai thủ tục này như sau:

2.1. Thủ tục công chứng theo Điều 40 của Luật Công Chứng:

Nội dung Điều 40 có 8 khoản quy định thủ tục, quy trình công chứng Hợp đồng, Giao dịch đã được soạn thảo sẵn. Có thể tóm tắt quy trình này theo các bước như sau:

Bước 1: Người yêu cầu công chứng chuẩn bị một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng để nộp cho Công chứng viên. Hồ sơ gồm: Phiếu yêu cầu công chứng; dự thảo HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH; bản sao giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu công chứng; bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật phải đăng ký quyền quyền sở hữu, quyền sử dụng; và bản sao giấy tờ khác liên quan đến HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH (Khoản 1, Điều 40, Luật Công chứng 2014).

Bước 2: CÔNG CHỨNG VIÊN tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng. (Khoản 3, Điều 40, Luật Công chứng 2014).

Bước 3: CÔNG CHỨNG VIÊN hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định của pháp luật có liên quan đến việc thực hiện HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH chưa được mô tả cụ thể thì CÔNG CHỨNG VIÊN đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, CÔNG CHỨNG VIÊN tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng. (Khoản 4, 5, Điều 40, Luật Công chứng 2014).

Bước 4: CÔNG CHỨNG VIÊN kiểm tra dự thảo hợp HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH; nếu trong dự thảo HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH không phù hợp với quy định của pháp luật thì CÔNG CHỨNG VIÊN phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì CÔNG CHỨNG VIÊN có quyền từ chối công chứng. (Khoản 6, Điều 40, Luật Công chứng 2014).

Bước 5: người yêu cầu công chứng đọc lại dự thảo HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH hoặc CÔNG CHỨNG VIÊN đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. (Khoản 7, Điều 40, Luật Công chứng 2014).

Bước 6: Người yêu cầu công chứng ký và từng trang của HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH nếu đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH. (Khoản 8, Điều 40, Luật Công chứng 2014)

Bước 7: CÔNG CHỨNG VIÊN yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng để CÔNG CHỨNG VIÊN đối chiếu, CÔNG CHỨNG VIÊN ghi lời chứng, ký vào từng trang của HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH. (Khoản 8, Điều 40, Luật Công chứng 2014)

2.2. Thủ tục Công chứng theo Điều 41 của Luật Công chứng:

Về cơ bản không khác gì mấy so với với thủ tục được quy định tại Điều 40. Hai thủ tục này chỉ khác nhau hai điểm sau:

  • Điểm thứ nhất, nếu theo thủ tục tại điều 40 thì người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn Hợp đồng, Giao dịch và Công chứng viên kiểm tra dự thảo Hợp đồng, Giao dịch này còn theo thủ tục tại điều 41 thì Hợp đồng, Giao dịch sẽ do Công chứng viên soạn thảo;
  • Điểm thứ hai, khi CÔNG CHỨNG VIÊN đọc HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH cho người yêu cầu công chứng nghe thì theo quy định tại Điều 40 là CÔNG CHỨNG VIÊN đọc theo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng còn theo quy định tại Điều 41 thì không có quy định CÔNG CHỨNG VIÊN đọc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

Trên thực tiễn, hoạt động nghề nghiệp của CÔNG CHỨNG VIÊN đối với HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH được soạn thảo sẵn và chưa được soạn thảo sẵn thì thủ tục hầu như không khác nhau, chỉ là nếu Công chứng viên soạn thảo Hợp đồng, Giao dịch thì thu thêm thù lao soạn thảo HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH.

2.3. Về thủ tục Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ Hợp đồng giao dịch

Xét về thủ tục thì việc công chứng hợp đồng với sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH cũng không khác gì so với thủ thục công chứng HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH.

Điều 51, Luật Công chứng 2014 quy định:

” 1. Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó.

  1. Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó và do công chứng viên tiến hành. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch.
  2. Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng được thực hiện như thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương này.”
  3. Thủ tục Công chứng một số Hợp đồng, Giao dịch , công chứng bản dịch, lưu giữ di chúc.

3.1. Công chứng Hợp đồng thế chấp bất động sản

Điều 54 của LUẬT CÔNG CHỨNG 2014 quy định thủ tục công chứng thế chấp bất động sản như sau:

“1. Việc công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản.

  1. Trường hợp một bất động sản đã được thế chấp để đảm bảo thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu”.

Theo quy định tại Điều 296 của Bộ luật Dân sự thì: “Một tài sản có thể được dùng để bảo đảm thực hiện nhiều nghĩa vụ, nếu có giá trị tại thời điểm xác lập giao dịch bảo đảm lớn hơn tổng giá trị các nghĩa vụ được bảo đảm, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác”.

Khoản 3 Điều 4 của Nghị định số 21/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định thi hành Bộ luật Dân sự về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ thì: “Trường hợp chủ sở hữu tài sản và bên nhận bảo đảm thỏa thuận dùng tài sản để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ của người khác thì áp dụng quy định về cầm cố tài sản, thế chấp tài sản”.

Do đó, khi một bất động sản đã thế chấp để đảm bảo một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng Hợp đồng thế chấp lần đầu.

1.2.2. Công chứng hợp đồng ủy quyền

Khoản 1 Điều 55 của LUẬT CÔNG CHỨNG 2014 quy định: “Khi công chứng hợp đồng ủy quyền, CÔNG CHỨNG VIÊN có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia”.  Công chứng viên cũng phải tuân thủ thủ tục trong công chứng hợp đồng ủy quyền tại khoản 2 Điều 55 đó là: “Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể đến cùng một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền”.

1.2.3. Công chứng di chúc

Điều 636, Bộ Luật Dân sự 2015 có quy định về thủ tục lập di chúc tại tổ chức hành nghề công chứng như sau: “Người lập di chúc tuyên bố nội dung di chúc trước công chứng viên; công chứng viên phải ghi chép lại nội dung di chúc mà người lập di chúc đã tuyên bố; người lập di chúc ký hoặc điểm chỉ vào di chúc sau khi xác nhận bản di chúc đã được ghi chép chính xác và thể hiện đúng ý chí của mình; công chứng viên ký vào bản di chúc”.

Theo thủ tục tại Bộ Luật dân sự nêu trên đối chiếu với quy định tại các điều 40, điều 41 và điều 56 của Luật công chứng 2014 thì khi công chứng di chúc Công chứng viên chỉ áp dụng được quy trình theo điều 41 chứ không thể áp dụng quy trình theo điều 40 của Luật công chứng 2014 trong khi đó dường như điều 56 của Luật công chứng 2014 không có quy định về trường hợp này, có nghĩa là theo Luật công chứng 2014 thì Công chứng viên có thể công chứng di chúc cả trong trường hợp người lập di chúc soạn thảo sẵn bản di chúc.

Bên cạnh đó, Luật Công chứng 2014 không cho phép người lập di chúc ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc nhưng nếu thuộc trường hợp người yêu cầu công chứng di chúc không thể đến tổ chức hành nghề công chứng để yêu cầu công chứng chứng di chúc thì chưa có quy định về cách thức CÔNG CHỨNG VIÊN tiếp nhận yêu cầu công chứng di chúc trong trường hợp này. Thực tiễn hoạt động công chứng thì nếu người lập di chúc không đến tổ chức hành nghề công chứng thì sẽ do người khác đến nộp hồ sơ chứ không phải là người lập di chúc.

1.2.4. Thỏa thuận phân chia di sản và khai nhận thừa kế

Bộ luật Dân sự có hai hình thức để thừa kế và hưởng thừa kế đó là thừa kế theo pháp luật và và thừa kế theo di chúc. Luật Công chứng 2014 quy định một số trường hợp phải thỏa thuận phân chia thừa kế, một số trường hợp khác thì phải khai nhận thừa kế theo quy định tại Điều 57 và Điều 58, Luật Công chứng 2014. Cụ thể:

“Điều 57: Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản:

  1. Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần di sản mà mình được hưởng cho người thừa kế khác.

  1. Trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

Trường hợp thừa kế theo pháp luật, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế. Trường hợp thừa kế theo di chúc, trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao di chúc.

  1. Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản trước khi thực hiện việc công chứng.

  1. Văn bản thỏa thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.”

“Điều 58: Công chứng văn bản khai nhận di sản

  1. Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản.
  2. Việc công chứng văn bản khai nhận di sản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 57 của Luật này.
  3. Chính phủ quy định chi tiết thủ tục niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.”

1.2.5. Công chứng bản dịch

Thủ tục Công chứng bản dịch được quy định tại Điều 61,Luật Công chứng 2014 như sau:

“Điều 61. Công chứng bản dịch

  1. Việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.
  2. Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện. Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.

Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải; bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

  1. Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; họ tên người phiên dịch; chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch; chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
  2. Công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch trong các trường hợp sau đây:
  3. a) Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;
  4. b) Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;
  5. c) Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.
  6. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch.”
    Để biết thêm chi tiết, quý khách hàng vui lòng liên hệ Legal Tech để có thể công chứng hồ sơ nhanh chóng và hoàn thiện nhất.

Tin liên quan: